Saimaan Nuorisoseurat – tietosuojaseloste

Saimaan Nuorisoseurat r.y. noudattaa tietosuoja-asioissaan ja rekisterien käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) sekä soveltuvaa kansallista lainsäädäntöä. Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

Tietosuojaselosteen pääkohdat:

1. Rekisterinpitäjä
2. Rekisteröidyt
3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
4. Rekisteriin tallennettavat henkilö- ja muut tiedot
5. Rekisteröidyn oikeudet
6. Säännönmukaiset tietolähteet
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
8. Käsittelyn kesto
9. Henkilötietojen käsittelijät
10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
11. Tietoturva
12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
13. Yhteydenotto
14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

1. Rekisterinpitäjä
Saimaan Nuorisoseurat r.y. (y-tunnus 0282780-2)

Yhteystiedot:
Kirkkokatu 12 A 6
55100 Lappeenranta

puh. 040 537 2363
sähköposti: saimaa@nuorisoseurat.fi

2. Rekisteröidyt
Rekistereissä käsitellään asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden, jäsenten, työntekijöiden, luottamushenkilöiden, yhteistyökumppaneiden sekä vapaaehtoiseksi, kilpailuihin ja arvontoihin sekä tapahtumiin ilmoittautuneiden tai osallistuneiden henkilötietoja.

3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
Saimaan Nuorisoseurat r.y. henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden tai muiden niihin verrattavien suhteiden sekä niistä johtuvien oikeuksien ja velvoitteiden hoitaminen; Saimaan Nuorisoseurat r.y.:n nykyisten ja tulevien palveluiden ja/tai tuotteiden suunnittelun, toteutuksen, ylläpidon ja edelleen kehittämisen mahdollistaminen sekä lisäarvon luominen Saimaan Nuorisoseurat r.y.:lle; asiakas- ja sidosryhmäyhteydenpito; markkinointitoimenpiteiden suorittaminen; sekä mielipide- ja markkinointitutkimus.

Henkilötietoja käsitellään vain Saimaan Nuorisoseurat r.y.:n omien sääntöjen sallimissa rekistereissä yhdistyksen toiminnan sujuvuuden mahdollistamiseksi.

4. Rekisteriin tallennettavat henkilö- ja muut tiedot
Rekisteri voi pitää sisällään seuraavia henkilötietoja:

koko nimi ja yhteystiedot (esim. postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
sekä maa)
yksilöintitiedot (esim. sukupuoli ja syntymäaika)
asiakkuuden ja sidosryhmäsuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot (esim. asiakasnumero, asiakasryhmä, äidinkieli, uutiskirjeen lähetysmuoto ja -aika, lahjoitus- ja maksutiedot, laskutustiedot, pankkitilitiedot sekä asiointia koskevat muut tarpeelliset tiedot)
tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa
laitetta tai yhteyttä koskevat tiedot (kuten www-sivuston osoitteet, laitetunnus, MAC-osoite, laitteistomalli, käyttöjärjestelmä sekä IP-osoite) sekä
muut Saimaan Nuorisoseurat r.y.:n järjestämien tapahtumien, kampanjoiden, luottamushenkilötoiminnan, vapaaehtoistoiminnan ja tukemisen asianmukaisen ja onnistuneen järjestämisen sekä niihin osallistumisen kannalta tarpeelliset tiedot.

5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä sähköpostilla osoitteeseen saimaa@nuorisoseurat.fi tai kirjallisesti osoitteeseen: Saimaan Nuorisoseurat r.y., Kirkkokatu 12 A 6, 53100 Lappeenranta

Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkastaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa toteutettuna.

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset, puutteelliset ja/tai vanhentuneet tiedot.

Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Saimaan Nuorisoseuat r.y. käsittelee poistopyynnön, jonka jälkeen joko tiedot poistetaan ilman aiheetonta viivytystä tai ilmoitetaan perusteltu syy, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että henkilötietoja käsiteltäessä rikotaan lakia tai voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia kiistanalaisten tietojen käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin kerättävät henkilötiedot ovat pääasiassa rekisteröidyn itsensä Saimaan Nuorisoseurat r.y.:lle antamia tietoja tai verkkosivuston käytöstä muodostettuja tietoja. Tietoja saadaan rekisteröidyltä mm. www-lomakkeilla, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista tai vastaavista tilaisuuksista ja muista tilanteista joissa henkilö luovuttaa tietojaan.

Saimaan Nuorisoseurat r.y. kerää henkilötietoja suoraan esimerkiksi seuraavissa yhteyksissä:

Saimaan Nuorisoseurat r.y.:n verkkosivustoa käytettäessä;
uutiskirjettä tai muuta materiaalia tilattaessa;
palautetta annettaessa tai muutoin Saimaan Nuorisoseurat r.y.:een yhteydessä oltaessa;
Saimaan Nuorisoseurat r.y.:n asiakaskyselyihin vastattaessa;
ilmoittauduttaessa ja osallistuttaessa Saimaan Nuorisoseurat r.y.:n järjestämään toimintaan, tapahtumiin, kampanjoihin, vapaaehtoistoimintaan ja tukemiseen; sekä
osallistuttaessa Saimaan Nuorisoseurat r.y.:n järjestämiin kilpailuihin ja arvontoihin.

Mikäli rekisteriin annetaan muita kuin rekisteröityä itseään koskevia tietoja, tulee tiedonantajan vakuuttaa, että hänellä on oikeus tällaisten tietojen ilmoittamiseen.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Saimaan Nuorisoseurat r.y.:n ulkopuolelle. Henkilötietoja luovutetaan ainoastaan toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla tai mikäli Saimaan Nuorisoseurat r.y. katsoo muutoin harkintansa perusteella olevan perusteltu syy tietojen luovuttamiseen.

8. Käsittelyn kesto
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen kohdassa 3 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

9. Henkilötietojen käsittelijät
Saimaan Nuorisoseurat r.y.:n valtuuttamat henkilöt voivat käsitellä henkilötietoja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Tarvittaessa henkilötietojen käsittely voidaan ulkoistaa kolmannelle osapuolelle kuten tilitoimistolle.

Saimaan Nuorisoseurat r.y. on antanut jäsenrekisterinsä ylläpidon kattojärjestönsä Suomen Nuorisoseurat r.y.:n tehtäväksi.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

11. Tietoturva
Saimaan Nuorisoseurat r.y. pyrkii kohtuullisin teknisin ja organisatorisin toimin suojelemaan henkilötietoja esimerkiksi luvattomalta pääsyltä, vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, väärinkäytökseltä, siirtämiseltä, luovuttamiselta tai muulta laittomalta käsittelyltä.

Saimaan Nuorisoseurat r.y. rajoittaa henkilötietoja käsittelevien henkilöiden piiriä niin, että tietoihin pääsevät käsiksi vain Saimaan Nuorisoseurat r.y.:n toimijat, joiden on tehtäviensä perusteella tarpeellista käsitellä henkilötietoja. Sähköiset rekisterit ja niihin tallennetut tiedot on suojattu yksilöllisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa.

Tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan rekisteröidylle sekä toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

13. Yhteydenotto
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä ensi sijassa sähköpostitse osoitteeseen saimaa@nuorisoseurat.fi
tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Saimaan Nuorisoseurat ry
Kirkkokatu 12 A 6
55100 Lappeenranta

puh. 040 537 2363
sähköposti: saimaa@nuorisoseurat.fi

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Saimaan Nuorisoseurat r.y. kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää itsellään oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Saimaan Nuorisoseurat r.y. suosittelee tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.