Nyt on hyvä aika laittaa jäsenrekisterit kuntoon!

Jokaisen vuoden alussa jäsenyhdistyksiltä kerätään toimintatietoja edellisen vuoden toiminnasta ja samalla kysytään myös mm. yhdistyksen jäsenten määrää. Loppuvuosi onkin hyvää aikaa käydä rauhassa läpi jäsenrekisterin tietoja ja selvittää jäsenmaksujen tilanne sekä mahdolliset osoite- tai muiden tietojen muutokset jäsenten osalta. Kun jäsenrekisteri on ajan tasalla, jäsentietojen lisääminen Nuorisoseurarekisterin toimintailmoitukseen käy helposti yhtä painiketta painamalla.

Ajantasainen jäsenrekisteri säästää rahaa

Yhdistykset maksavat jokaisesta jäsenestään myös jäsenmaksua Saimaan Nuorisoseuroille ja sitä kautta Suomen Nuorisoseuroille. Maksu määräytyy jäsenrekisterissä olevien jäsenten lukumäärän mukaan. Ajan tasalla oleva jäsenrekisteri varmistaa siis myös sen, että jäsenmaksu maksetaan aina oikean jäsenmäärän mukaan.

Jäsenluettelon tietojen tarpeellisuus, virheettömyys ja tarkkuus

Yhdistyslain 11 § mukaan yhdistyksen on pidettävä jäsenistään luetteloa. Tietosuojavaltuutetun toimiston julkaiseman Henkilötietojen käsittely yhdistystoiminnassa - oppaan mukaan "Kerättävien henkilötietojen on oltava täsmällisiä, asianmukaisia ja olennaisia. Tiedot eivät saa olla tarpeettomia, virheellisiä tai epätarkkoja."

Jäsenluettelon eli jäsenrekisterin pitäjälle kuuluvista tehtävistä vastaa yhdistyksen hallitus, jonka tehtävänä on varmistaa, että rekisterin tiedot ovat tarpeellisia, virheettömiä ja tarkkoja. Myös tästä syystä jokaisen yhdistyksen on syytä käydä läpi jäsenrekisterinsä ja tarkistaa onko sen tiedoissa jotakin korjattavaa.

Mutta mistä tiedän, ovatko tiedot oikein?

Jäsentietojen päivittämisen apuna toimii Nuorisoseurojen Seuralainen jäsenportaali. Seuralainen "keskustelee" Nuorisoseurarekisterin kanssa ja hakee sieltä tietoja. Seuralaisen kautta jäsen voi myös itse päivittää omia jäsentietojaan.

Yhdistyksen kannattaakin kannustaa jäseniään Seuralaisen käyttöön ja pyytää heitä pitämään itse huolta omien tietojensa oikeellisuudesta. Seuralaisesta löytyy myös mm. tietoja jäseneduista sekä sähköinen jäsenkortti, jonka voi tarvittaessa myös tulostaa.

Joissakin tilanteissa yhdistyksen hallituksen on syytä käydä läpi myös maksetut jäsenmaksut ja ottaa yhteyttä henkilöihin, joilta suoritus puuttuu. Yhdistyksen säännöissä voi olla myös määritelty, milloin jäsenmaksun maksamatta jättänyt henkilö voidaan katsoa eronneeksi yhdistyksestä.

Sähköinen jäsenhakemus

Yhdistyksen kannattaa myös hyödyntää Nuorisoseurojen tarjoamaa sähköistä jäseneksiliittymislomaketta eli jäsenhakemusta, jotta uusien jäsenten tiedot menevät heti suoraan Nuorisoseurarekisteriin. Lomake löytyy osoitteesta: https://nuorisoseurarekisteri.fi/hae

Sivulla on listattu jokainen Suomen Nuorisoseurojen jäsenyhdistys ja kunkin yhdistyksen tietojen kohdalla on painike Liity seuran jäseneksi. Uuden jäsenen täyttämä jäsenhakemus tulee näkyviin Nuorisoseurarekisterin etusivulle kohtaan Lomakkeet (sivun alaosa). Lomakkeen täyttö ei suoraan liitä henkilöä yhdistyksen jäseneksi, vaan yhdistyksen tulee käsitellä hakemus omien käytäntöjensä mukaisesti.

Apua jäsenrekisterin käyttöön

Saimaan Nuorisoseurojen työntekijät auttavat mielellään kaikissa jäsenrekisteriin liittyvissä kysymyksissä, olethan meihin yhteydessä matalalla kynnyksellä. Yhteystietomme ovat:

Tuija-Liisa Leino
p. 040 537 2363
tuija-liisa.leino@nuorisoseurat.fi

Suvi Rautsiala
p. 040 163 3799
suvi.rautsiala@nuorisoseurat.fi

Myös Suomen Nuorisoseurojen suunnittelija Ville Koskinen auttaa yhdistyksiä jäsenrekisteriin liittyvissä kysymyksissä. Villen yhteystiedot ovat: p. 040 020 7769, ville.koskinen@nuorisoseurat.fi